3. Организационное обеспечение электронной почты
3.1. Организационное обеспечение работы электронной почты в системе электронного
документооборота детского сада осуществляют сотрудники, ответственные за ведение
делопроизводства и информатизацию.
3.2.
Ответственные за информатизацию, работу электронной почты назначаются
приказом руководителя учреждения образования из числа сотрудников учреждения,
несколько функций может возлагаться на одного сотрудника (секретаря).
3.3. Ответственные за информатизацию, работу электронной почты руководствуются
настоящим Положением и положениями и должностными обязанностями,
утвержденными руководителем учреждения.
3.4.
ДОУ
организует
один
официальный
электронный
почтовый
ящик
E-mail: mdou29ds@rambler.ru для обмена официальной корреспонденцией, подлежащей
регистрации в учреждениях образования. Кроме этого, ДОУ может организовать
необходимое количество электронных почтовых ящиков подразделений и сотрудников
для переписки повседневного характера.
3.5. Оперативную работу по отправке и приему официальной корреспонденции,
зарегистрированной или подлежащей регистрации в учреждениях образования, выполняет
ответственный за работу электронного почтового ящика учреждения.
3.6. Отправка и прием писем повседневного характера осуществляется сотрудниками
учреждения со своих электронных почтовых ящиков.
3.7. Сотрудникам, ответственным за информатизацию в образовательном учреждении,
вменяется в обязанность организация технического обслуживания согласно п.3.4.
3.8. Ответственный за получение электронной почты должен проверять корреспонденцию
не реже 4 раз в рабочее время – не позднее 8.30, 12.30, 14.30, 16.00 часов и по мере
необходимости.
3.9. Ответственный за электронную почту обязан своевременно сообщить адресатам из
адресной книги об изменении адреса своего электронного почтового ящика.
4. Порядок подготовки, учета и обращения документов,
передаваемых по электронной почте
4.1. Должностное лицо, подписывающее документ, планируемый к отправке по
электронной почте, тем самым гарантирует отсутствие в нем сведений, которые не могут
передаваться в открытом виде по каналам связи.
4.2. Документы, отправляемые по электронной почте, должны соответствовать
требованиям, предъявляемым к оформлению официальных документов.
4.3. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны
иметь исходящий регистрационный номер и отправляться на официальный электронный
почтовый ящик ДОУ.
4.4. Передаваемая и принимаемая в адрес ДОУ официальная электронная
корреспонденция регистрируется в соответствии с правилами делопроизводства,
установленными в ДОУ, затем распечатывается в 1 экземпляре.
4.5 Ответственный за электронную почту в ДОУ должен осуществлять:
- прием в установленное время официальной корреспонденции с обязательной еѐ
регистрацией;
- передачу документа на рассмотрение заведующему ДОУ или, если указано,
непосредственно адресату;
- в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом
отправителя;
- отправку в оговоренные сроки адресату официальной корреспонденции, оформленной в
соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению официальных документов;
- контроль доставки корреспонденции с использованием механизма уведомлений
почтовых клиентских программ (или по другим доступным каналам связи) и
предоставление исполнителю документа необходимой информации о доставке
корреспонденции;
- в случае невозможности прочтения электронного сообщения уведомляет об этом
отправителя;
- принятые и отправленные электронные сообщения сохранять на жестком диске
компьютера в соответствующих архивных папках.
4.6. Запрещается использовать электронный почтовый ящик ДОУ для рассылки
рекламных сообщений (спама), сообщений противозаконного или неэтичного содержания.
4.7. Пользователи электронной почты должны оказывать людям то же уважение, что и при
устном общении.
